Офис менеджер

Обязанности:

• Исполнять личные поручения руководителя
• Договорная работа (техническая сторона, реестр),
• Делопроизводство (прием звонков, ведение учета входящей и исходящей корреспонденции, составление писем, запросов)
• Ведение документооборота
• Осуществлять техническую помощь руководителю и работникам бухгалтерии (копирование, печать, сканирование) сбор материалов и информации
• Взаимодействие с курьерскими службами: вызвать, встретить курьера, отправить/получить документы.
• Согласование отдельных вопросов с сотрудниками структурных подразделений, доведение распоряжений руководителя, контроль исполнения указаний и распоряжений;
• Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителя (документы, письма, письма по электронной почте);
• Организация совещаний и переговоров;
• Организация рабочего времени руководителя;
• Взаимодействие с удаленной бухгалтерией и отделом кадров:
  • Сбор недостающих закрывающих документов от партнеров Компании
  • Подписание у сотрудников внутренних приказов и др. документов (приказы, авансовые отчеты и др.). Составляет документы бухгалтерия. Ваша задача – сделать запрос на составление этих документов, подписать у сотрудника, отсканировать и оригинал отправить с курьерскими службами)
  • Запрос и передача счетов на оплату
• Жизнеобеспечение офиса:
  • Канц. товары
  • Хоз. товары
  • Вода в кулер
  • Буклеты/визитки/открытки
  • Мебель
  • Компьютерное и телефонное оборудование
• Оформление командировок:
  • Онлайн бронирование трансфера (авиа, жд, автобус)
  • Онлайн бронирование отелей
• Взаимодействие с типографией:
  • Небольшая корректировка презентаций в Power Point
  • Согласование макетов (каталоги, визитки, НГ открытки)

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности
• Знание компьютерных программ: MS Word, MS Excel, MS Outlook.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение пользоваться офисной оргтехникой
• Ответственность, исполнительность, внимательность, структурированность, пунктуальность, стрессоустойчивость, быстрота реакции.

Условия:

• График 5/2 с 8 до 17
• Офис в Рязани: Восточно окружная дорога 10