Личный помощник генерального директора / Администратор офиса

 Работа с личным календарем Генерального Директора и Коммерческого директора
 Подготовка авансовой отчетности, связанной с командировками Руководящего состава
 Еженедельный мониторинг котировок цен на ферросплавную продукцию в мире основываясь на данных таких информационных источников как Metall Bulletin, Ryan’s notes, Texreport
 Подготовка ежемесячного отчета по договору консультационных услуг (анализ рынка ферросплавов, марганцевой и хромовой руды, энергетического угля)
 Организация поездок (бронирование и выкуп билетов, гостиниц, визовая поддержка руководителей и членов их семей)
 Обработка всей входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение отправки всей почтовой корреспонденции (договоров, товарно-сопроводительной документации) поставщикам и покупателям
 Письменный и устный перевод с английского языка
 Административная поддержка головного офиса и 2 дополнительных офисов по Москве
 Ведение офисных расходов, обработка хозяйственных счетов контроль за их своевременной оплатой
 Личные поручения Генерального директора
Достижения:
 Заключила договор с Почтой Россией, перевела большую часть почтовых отправлений на их сервис в примерном процентном соотношении 70/30, из которых 30% процентов отвела на срочные отправления, тем самым значительно сократив статью расходов. В результате проведенных переговоров с Компанией DHL получила скидку 60% путем перевода всего 30% процентного объема на их Компанию, исключив пользование другими экспресс почтами, тем самым значительно улучшив качество и скорость срочных отправлений
 Организация переезда в новый офис, который включал в себя поиск и подбор нового помещения, координация совместной работы проектировщиков, дизайнеров, строителей

- Ведение деловой переписки с иностранными партнерами Компании;
- Отслеживание всех импортных контактов и их последующая регистрация в уполномоченных банках и таможенных органах;
- Ведение табеля посещаемости по сотрудникам офиса;
- Подготовка и рассылка коммерческих предложений, при необходимости;
- Визовая поддержка сотрудников офиса
- Заказ канцелярских принадлежностей для офиса, контроль за работой клининговой службы офиса

- Административная поддержка офиса в Москве, а также 12 региональных офисов
- Ведение офисных расходов, обработка счетов, контроль за своевременной оплатой счетов
- Контроль за своевременным перезаключением договоров с поставщиками
Достижения:
- Перевод всех региональных офисов на единого поставщика воды, что значительно сократило объем выставляемых счетов
- Осуществила перевод всех региональных офисов на единую систему заказа канцтоваров и продовольствия - Прагматик
- Запустила работу Айрон Маунтен (поставщик, отвечающий за хранение и уничтожение конфиденциальных документов) по нескольким региональным офисам - в Самаре, Ростове-на-Дону, Казане.

- Работа с календарем руководителя
- Организация конференц-звонков, встреч (составление повестки дня, рассылка приглашений участникам, протоколирование встреч)
- Переписка с банками партнерами (официальные письма, телефонные звонки, электронная почта);
- Поддержка и обновление прямых контактов между представительством и существующими партнерами в Центрально Азиатском регионе и Азербайджане;
- Подготовка финансовой отчетности касательно расходов, связанных с поездками Главы Представительства и остальных членов команды;
- Перевод, как письменной документации, так и во время встреч руководителя с английского на русский и наоборот;
- Организация фуршетов, обедов в офисе, бронирование ресторанов и организация внеофисных мероприятий
- Организация поездок – визовая поддержка, бронирование и выкуп билетов (составление наиболее благоприятных и экономичных маршрутов перелета), бронирование отелей, организация трансфера
- Оказание необходимой организационной поддержки по проектам Компании Вестерн Юнион

- Работа с календарем руководителя
- Бронирование и выкуп авиабилетов для всех сотрудников офиса;
- Организация и исполнение ОВИР регистраций;
- Письменный перевод проектных материалов компании;
- Устный перевод по время встреч Экспата с клиентами

- Административная поддержка офиса;
- Письменный перевод (договора, рекламный материал, тренинговый материал);
- Архивация договоров (работа в электронной системе документооборота)

Информационная поддержка клиентов;
- Работа с сервисными услугами компании: подключение абонентов, смена тарифных планов, телефонных номеров, переоформление номеров;
- Рассылка корреспонденции: извещения, приглашения, информация по новым услугами компании.